Las empresas modernas generan y gestionan un volumen ingente de documentación: contratos, certificados, licencias, informes, actas, presupuestos, nóminas, fichas técnicas... Esta documentación no existe de forma aislada, sino que se relaciona con proyectos concretos, con entidades como clientes, proveedores, trabajadores o vehículos, y con actividades empresariales que deben coordinarse. Gestionar todo esto con carpetas desorganizadas, hojas de cálculo y calendarios separados es una receta segura para perder documentos, dejar caducar certificados críticos o descoordinar actividades clave.

DocuMente es un sistema de gestión documental y coordinador de actividades empresariales diseñado para resolver esta complejidad. Organiza la documentación por proyectos, permite trabajar tanto con ficheros físicos ubicados en unidades de almacenamiento como con ficheros virtuales, gestiona entidades relacionables (empresas, trabajadores, vehículos, etc.) y asocia documentos a cada una de ellas. Con un módulo de alarmas que avisa automáticamente de caducidades y renovaciones pendientes, DocuMente convierte la gestión documental en un sistema inteligente, conectado y proactivo.

Gestor documental por proyectos

El núcleo de DocuMente es su gestor documental, que organiza toda la información en torno a proyectos:

• Agrupación por proyectos: Cada documento se asocia a un proyecto concreto, facilitando la localización y el seguimiento de toda la documentación relacionada con una actividad, cliente o iniciativa específica.
• Ficheros físicos: Los documentos pueden referenciar ficheros ubicados en unidades de almacenamiento reales (discos duros, servidores de red, NAS, unidades compartidas), manteniendo la estructura física existente en la empresa.
• Ficheros virtuales: Para documentos que no existen como archivo físico (notas, referencias, actas generadas en el propio sistema), DocuMente permite crear ficheros virtuales que se almacenan directamente en la base de datos.
• Flexibilidad total: La combinación de ficheros físicos y virtuales permite adaptar el sistema a la realidad de cada empresa, sin obligar a migrar toda la documentación a un nuevo repositorio.
• Metadatos enriquecidos: Cada documento puede incluir información adicional: fecha, autor, tipo, estado, palabras clave, que facilitan la búsqueda y clasificación.
• Historial de versiones: Control de las diferentes versiones de un mismo documento, permitiendo recuperar versiones anteriores si fuera necesario.

Módulo de entidades

DocuMente introduce el concepto de "entidades" como elemento central de la gestión empresarial:

• Entidades personalizables: El sistema permite crear diferentes tipos de entidades según las necesidades de cada empresa: empresas, trabajadores, vehículos, clientes, proveedores, proyectos, activos, etc.
• Ficha completa: Cada entidad dispone de una ficha con todos sus datos identificativos, características específicas y cualquier otra información relevante para la gestión.
• Relaciones entre entidades: Las entidades pueden relacionarse entre sí de forma flexible. Por ejemplo, un trabajador puede relacionarse con una empresa (para la que trabaja), con un vehículo (que conduce) y con varios proyectos (en los que participa).
• Grafo de conocimiento: El sistema construye automáticamente un grafo de relaciones que permite navegar entre entidades relacionadas, descubriendo conexiones que de otro modo pasarían desapercibidas.
• Tipos de relación configurables: Las relaciones entre entidades pueden ser de diferentes tipos (pertenece a, trabaja en, conduce, gestiona, etc.), permitiendo modelar la realidad empresarial con precisión.
• Escalabilidad: El sistema soporta desde decenas hasta miles de entidades y relaciones sin pérdida de rendimiento.

Asociación de documentos a entidades

Una de las funcionalidades más potentes de DocuMente es la capacidad de vincular documentos directamente a las entidades:

• Documentos por entidad: Cada entidad puede tener asociados uno o varios documentos. Por ejemplo, a un trabajador se le asocian su contrato, su currículum, sus certificaciones; a un vehículo, su ficha técnica, su seguro, la ITV.
• Acceso directo: Desde la ficha de cualquier entidad, se accede inmediatamente a todos sus documentos asociados, sin necesidad de buscarlos en carpetas dispersas.
• Documentos compartidos: Un mismo documento puede estar asociado a varias entidades. Por ejemplo, un contrato marco puede vincularse a la empresa cliente y al proyecto correspondiente.
• Trazabilidad completa: Al consultar un documento, se puede saber a qué entidades está asociado, facilitando el análisis de su impacto y alcance.
• Gestión centralizada: Los documentos asociados a entidades se gestionan desde el mismo sistema, manteniendo la coherencia entre la información de la entidad y su documentación.

Sistema de alarmas por caducidad y renovación

DocuMente anticipa los problemas antes de que ocurran, gracias a su sistema inteligente de alarmas:

• Detección de caducidades: El sistema identifica automáticamente los documentos con fecha de caducidad (certificados, licencias, seguros, contratos) y genera alarmas cuando se aproxima el vencimiento.
• Alertas de renovación: Para documentos que requieren renovación periódica (ITV de vehículos, revisiones médicas, auditorías), el sistema avisa con la antelación configurada.
• Configuración de antelación: Cada tipo de documento puede tener su propio plazo de aviso previo (30 días, 60 días, 3 meses, etc.), adaptándose a los tiempos necesarios para la gestión.
• Asignación de responsables: Las alarmas pueden asignarse a responsables concretos, garantizando que alguien se encarga de gestionar la renovación o caducidad.
• Múltiples canales de notificación: Las alarmas pueden enviarse por email, notificaciones en la aplicación o cualquier otro canal configurado.
• Historial de alarmas: Registro de todas las alarmas generadas y gestionadas, fundamental para auditorías y análisis de cumplimiento.
• Prevención de incidencias: Al anticipar las caducidades, se evitan situaciones críticas como seguros vencidos, licencias caducadas o contratos sin renovar.

Coordinador de actividades empresariales

DocuMente incluye un módulo específico para la coordinación de las actividades del negocio:

• Registro de actividades: Cada actividad empresarial se registra con sus datos: descripción, responsable, fechas, estado, entidades implicadas y documentación asociada.
• Planificación temporal: Calendario de actividades con visión diaria, semanal, mensual o anual, facilitando la planificación y coordinación del equipo.
• Asignación de responsables: Cada actividad se asigna a uno o varios responsables, con seguimiento de su ejecución.
• Estados de avance: Control del estado de cada actividad: planificada, en curso, completada, cancelada, con posibilidad de añadir estados personalizados.
• Vinculación con entidades y documentos: Las actividades pueden vincularse a las entidades implicadas y a la documentación relevante, manteniendo toda la información conectada.
• Coordinación entre actividades: Posibilidad de establecer dependencias entre actividades (una no puede empezar hasta que termine otra), facilitando la gestión de proyectos complejos.
• Informes de actividad: Generación de informes sobre las actividades realizadas, en curso o pendientes, por responsable, periodo o entidad.

Búsqueda y consultas avanzadas

DocuMente ofrece herramientas potentes para localizar información rápidamente:

• Búsqueda por texto: Localización de documentos, entidades o actividades por palabras clave en sus contenidos o metadatos.
• Búsqueda por relaciones: Consultas que navegan por el grafo de relaciones entre entidades, descubriendo conexiones indirectas.
• Búsqueda por tipo de documento: Filtrado de documentos por su categoría (contratos, certificados, informes, etc.).
• Búsqueda por fechas: Localización de documentos o actividades en rangos temporales específicos.
• Búsqueda combinada: Posibilidad de combinar múltiples criterios de búsqueda para afinar al máximo los resultados.
• Resultados contextuales: Cada resultado muestra información relevante del contexto (entidad asociada, proyecto, fecha), facilitando la identificación rápida.

Ventajas competitivas

• Sistema integrado: Documentación, entidades, actividades y alarmas en una única plataforma, sin necesidad de múltiples herramientas.
• Flexibilidad documental: Compatibilidad con ficheros físicos y virtuales, adaptándose a la realidad de cada empresa.
• Relaciones inteligentes: El grafo de entidades permite descubrir conexiones que de otro modo pasarían desapercibidas.
• Anticipación proactiva: Las alarmas de caducidad y renovación previenen incidencias antes de que ocurran.
• Coordinación empresarial: El módulo de actividades permite planificar y coordinar el trabajo del equipo de forma eficiente.
• Trazabilidad completa: Cada documento, entidad y actividad queda registrado y vinculado, facilitando auditorías y análisis.
• Adaptabilidad: El sistema se configura según las necesidades específicas de cada empresa, sin imponer estructuras rígidas.
• Ahorro de tiempo: Automatización de tareas repetitivas como la búsqueda de documentos o el seguimiento de caducidades.

Ideal para:

• Empresas con documentación extensa: Que necesitan organizar grandes volúmenes de documentos relacionados con proyectos, clientes y actividades.
• Empresas con entidades complejas: Donde es crucial gestionar las relaciones entre clientes, proveedores, trabajadores, vehículos y proyectos.
• Empresas con documentos sujetos a caducidad: Que manejan certificados, licencias, seguros o contratos con fechas de vencimiento críticas.
• Empresas de servicios: Consultoras, ingenierías, despachos profesionales que gestionan múltiples proyectos con documentación asociada.
• Empresas con flotas de vehículos: Que necesitan controlar la documentación de cada vehículo (ITV, seguro, permisos) con sus correspondientes renovaciones.
• Departamentos de calidad: Que deben gestionar certificados ISO, auditorías, procedimientos y su renovación periódica.
• Departamentos de recursos humanos: Para la gestión de contratos, certificaciones, formación y documentación de los trabajadores.
• Administraciones públicas: Que manejan expedientes, licencias, permisos y necesitan un control riguroso de sus caducidades.
• Organizaciones con proyectos complejos: Donde la documentación, las entidades implicadas y las actividades deben coordinarse de forma precisa.