Gestionar un club hípico es una tarea enormemente compleja que va mucho más allá de cuidar caballos. Hay que coordinar propietarios, alumnos, empleados, veterinarios, herradores y proveedores. Hay que controlar los gastos de cada animal (alimentación, cama, servicios veterinarios, herrajes) y facturar correctamente a cada propietario. Hay que organizar cursos, clases y actividades. Y todo esto, habitualmente, se gestiona con hojas de cálculo, cuadernos y una memoria prodigiosa que no escala.

CluHip es la aplicación de gestión diseñada específicamente para clubes hípicos. Centraliza toda la información de personas, caballos, gastos, facturación y formación en una única plataforma intuitiva y adaptada a la realidad del sector ecuestre. Una herramienta que te permite dedicar más tiempo a lo que realmente importa: los caballos y tus alumnos.

Gestión centralizada de personas

Un club hípico gira en torno a las personas. CluHip organiza toda la información de los diferentes perfiles que interactúan con el club:

• Clientes y propietarios: Ficha completa de cada propietario de caballo o cliente del club, con datos de contacto, preferencias, historial de pagos y relación con los animales a su cargo.
• Alumnos: Información detallada de cada alumno: nivel de equitación, edad, peso, preferencias de caballo, horarios de clase, progresión y autorizaciones de menores.
• Empleados: Gestión del personal del club: monitores, mozos de cuadra, personal de mantenimiento, administrativos, con sus horarios, funciones y datos de contacto.
• Veterinarios: Registro de los veterinarios que atienden a los caballos del club, con sus especialidades, horarios de visita y datos de contacto para emergencias.
• Herradores: Información de los herradores que trabajan con el club, incluyendo frecuencia de visitas, tipos de herradura utilizados y tarifas.
• Proveedores: Base de datos de proveedores de alimentación, cama, material ecuestre, productos de limpieza y cualquier otro suministro necesario para el funcionamiento del club.
• Relaciones cruzadas: El sistema vincula automáticamente cada persona con sus caballos, cursos, facturas y servicios asociados, ofreciendo una visión global de cada relación.

Fichas completas de caballos

El caballo es el protagonista del club. CluHip ofrece fichas equinas exhaustivas que recogen toda la información relevante de cada animal:

• Datos morfológicos: Nombre, raza, capa, alzada, edad, sexo, peso, marcas, número de microchip y pasaporte equino.
• Propiedad y ubicación: Propietario actual, régimen de estancia (pupilaje, propiedad del club, cesión), box o pradera asignada.
• Seguros: Datos de la póliza de seguro de cada caballo: compañía, número de póliza, coberturas, fecha de vencimiento y primas.
• Alimentación: Plan de alimentación detallado de cada caballo: tipo de pienso, cantidad, frecuencia, suplementos, heno y particularidades dietéticas.
• Documentación: Almacenamiento de toda la documentación del animal: pasaporte equino, cartilla sanitaria, certificados de vacunación, resultados de pruebas, informes veterinarios y contratos de pupilaje.
• Historial sanitario: Registro cronológico de todas las intervenciones veterinarias, vacunaciones, desparasitaciones, tratamientos y revisiones.
• Historial de herrajes: Control de las herraduras: fecha del último herraje, tipo de herradura, herrador responsable y próxima cita.
• Uso y actividad: Registro del uso del caballo: clases, paseos, competiciones, días de descanso y asignación a alumnos.

Control de gastos por caballo

Uno de los aspectos más críticos de la gestión de un club hípico es el control de los gastos que genera cada caballo. CluHip automatiza este proceso:

• Alimentación: Registro del coste de pienso, heno, suplementos y cualquier otro alimento consumido por cada caballo, con cálculo automático del gasto mensual.
• Cama y viruta: Control del consumo de cama (viruta, paja, pellets) por box, con imputación del coste al caballo correspondiente.
• Servicios veterinarios: Registro de todas las visitas, tratamientos, medicamentos y pruebas realizadas por el veterinario, con sus costes asociados.
• Herrajes: Imputación del coste de cada herraje al caballo correspondiente, incluyendo herraduras especiales si las hubiera.
• Servicios adicionales: Registro de otros gastos: doma, transporte, competiciones, seguros, licencias federativas, etc.
• Desglose por periodos: Visualización de los gastos de cada caballo por meses, trimestres o años, facilitando el análisis de la rentabilidad.
• Comparativas: Posibilidad de comparar los gastos entre diferentes caballos, periodos o conceptos para identificar desviaciones.

Facturación automatizada

CluHip transforma el control de gastos en facturación de forma automática, eliminando errores y ahorrando tiempo:

• Generación automática: A partir de los gastos registrados para cada caballo, el sistema genera las facturas correspondientes a los propietarios de forma automática.
• Tarifas configurables: Definición de tarifas de pupilaje, clases, servicios y suministros adaptadas a cada tipo de cliente o contrato.
• Periodicidad flexible: Facturación mensual, trimestral o según la periodicidad acordada con cada propietario.
• Desglose detallado: Cada factura incluye el desglose completo de los conceptos facturados: pupilaje, alimentación, servicios veterinarios, herrajes, clases, etc.
• Control de cobros: Seguimiento del estado de cada factura: emitida, pagada, pendiente o vencida, con alertas de clientes morosos.
• Informes de facturación: Estadísticas de ingresos por periodo, cliente, concepto o caballo, fundamentales para la gestión económica del club.

Gestión de cursos y alumnos

La formación ecuestre es una de las actividades principales de muchos clubes. CluHip ofrece una gestión completa de la vertiente académica:

• Catálogo de cursos: Definición de los cursos y actividades que ofrece el club: iniciación, doma, salto, paseo, campamentos de verano, clases particulares, etc.
• Gestión de alumnos: Registro completo de cada alumno con su nivel, objetivos, progresión, caballo asignado y preferencias horarias.
• Planificación de clases: Organización de las clases por grupos, niveles, monitores y caballos disponibles, evitando solapamientos.
• Asignación de caballos: Control de qué caballo se asigna a cada alumno en cada clase, teniendo en cuenta el nivel, el peso y la compatibilidad.
• Seguimiento de la progresión: Registro de la evolución de cada alumno: habilidades adquiridas, ejercicios superados, competiciones realizadas y objetivos pendientes.
• Control de asistencia: Registro de la asistencia de los alumnos a cada clase, con gestión de faltas, recuperaciones y cancelaciones.
• Facturación de clases: Integración con el sistema de facturación para cobrar automáticamente las clases realizadas, los bonos consumidos o los cursos contratados.

Ventajas competitivas

• Diseñado para el sector ecuestre: No es un gestor genérico adaptado a la fuerza. CluHip ha sido pensado desde cero para la realidad de los clubes hípicos, con campos, flujos y terminología del mundo del caballo.
• Visión 360 grados: Desde un único punto se puede acceder a toda la información del club: personas, caballos, gastos, ingresos, cursos y actividades.
• Automatización de la facturación: Elimina el trabajo manual de calcular cuánto debe cada propietario a final de mes, reduciendo errores y disputas.
• Trazabilidad completa: Cada gasto, cada servicio, cada clase queda registrado y vinculado al caballo, alumno o propietario correspondiente.
• Control económico real: Por fin se puede saber con exactitud cuánto cuesta mantener cada caballo y cuánto ingresa cada actividad del club.
• Mejora de la atención al cliente: Con toda la información centralizada, el personal del club puede ofrecer un servicio más rápido y profesional a propietarios y alumnos.
• Escalabilidad: El sistema se adapta desde un pequeño club con una docena de caballos hasta un centro ecuestre con cientos de animales y alumnos.

Ideal para:

• Clubes hípicos y centros ecuestres: Que necesitan una herramienta profesional para gestionar toda su actividad de forma integrada.
• Yeguadas y cuadras de pupilaje: Donde el control de gastos por caballo y la facturación a propietarios son la base del negocio.
• Escuelas de equitación: Que gestionan un alto volumen de alumnos, clases y caballos de escuela y necesitan una planificación eficiente.
• Clubes de competición: Que necesitan un seguimiento detallado de los caballos, sus cuidados y su preparación para concursos.
• Centros de turismo ecuestre: Que combinan la actividad de pupilaje con rutas, paseos y actividades para visitantes.
• Clubes con actividades de verano: Que organizan campamentos ecuestres y cursos intensivos durante las vacaciones.
• Instalaciones con múltiples servicios: Que ofrecen pupilaje, clases, doma, entrenamiento y venta de caballos, y necesitan una gestión unificada.