Las instalaciones industriales, comerciales y residenciales generan continuamente documentación obligatoria: memorias técnicas, proyectos, informes de inspección, certificados de mantenimiento, actas de revisión... Gestionar esta documentación de forma dispersa, con hojas de cálculo o carpetas compartidas, supone un riesgo real: documentos caducados, inspecciones olvidadas, accesos descontrolados y, en el peor de los casos, incumplimientos normativos con sus correspondientes sanciones.

GeDoIn es una aplicación de gestión documental diseñada específicamente para el control de la documentación asociada a cualquier tipo de instalación. Permite llevar un control riguroso de los documentos generados a intervalos periódicos, avisar automáticamente a los responsables y poner la documentación a disposición inmediata de los titulares. Con almacenamiento local y en servidor, GeDoIn se adapta a múltiples modelos de trabajo.

Gestión documental de instalaciones

GeDoIn centraliza toda la documentación asociada a cada instalación:

• Tipos de documentos: Memorias técnicas, proyectos, informes de inspección, certificados de mantenimiento, actas de revisión, planos, fichas de equipo y cualquier otro documento relevante.
• Ficha de instalación: Cada instalación dispone de una ficha completa con sus datos identificativos, ubicación, titular, características técnicas y toda la documentación asociada.
• Historial documental: Registro cronológico completo de todos los documentos generados para cada instalación, con control de versiones y estados.
• Clasificación flexible: Organización de documentos por tipo, instalación, fecha, responsable o cualquier otro criterio que se adapte a la operativa del usuario.

Control de documentos periódicos

Una de las funcionalidades clave de GeDoIn es el control de las periodicidades documentales:

• Definición de periodicidades: Configuración de los intervalos de generación de cada tipo de documento (mensual, trimestral, anual, bianual, etc.) según la normativa aplicable.
• Seguimiento del cumplimiento: Visualización clara del estado de cada documento: al día, próximo a vencer o caducado.
• Calendario documental: Vista consolidada de todas las inspecciones y documentos pendientes, organizados cronológicamente.
• Indicadores de estado: Señalización visual inmediata de los documentos que requieren atención prioritaria.

Sistema de avisos automáticos

GeDoIn no solo registra la documentación, sino que se anticipa a las necesidades:

• Notificaciones a responsables: El sistema avisa automáticamente a los responsables de generar cada documento cuando se aproxima la fecha de vencimiento.
• Configuración de antelación: Definición del plazo de aviso previo (días o semanas antes del vencimiento) para cada tipo de documento.
• Recordatorios escalonados: Posibilidad de configurar varios niveles de aviso para garantizar que no se olvida ninguna inspección.
• Seguimiento de avisos: Registro de los avisos enviados y su estado (pendiente, atendido, ignorado) para un control completo.

Acceso inmediato para titulares

Los titulares de las instalaciones tienen la documentación siempre a su alcance:

• Portal del titular: Acceso web para que los propietarios de las instalaciones consulten su documentación en cualquier momento.
• Descarga de documentos: Posibilidad de descargar certificados, informes y cualquier otro documento cuando lo necesiten.
• Visibilidad del estado: Los titulares pueden ver en todo momento el estado de cumplimiento documental de sus instalaciones.
• Transparencia total: Elimina la dependencia de llamadas o emails para solicitar documentos, agilizando la relación con los clientes.

Almacenamiento dual: local y en la nube

GeDoIn ofrece flexibilidad en el almacenamiento de la información:

• Almacenamiento local: Los documentos se guardan en el equipo del usuario, garantizando el acceso incluso sin conexión a Internet.
• Servidor en Internet: Sincronización con un servidor central que permite el acceso remoto y la compartición de información entre usuarios.
• Copias de seguridad: La duplicación en local y en servidor garantiza la protección de la información ante cualquier incidente.
• Sincronización inteligente: El sistema gestiona automáticamente la sincronización entre local y servidor, optimizando el uso de la red.

Modelos de uso

GeDoIn se adapta a diferentes modelos de negocio y relaciones profesionales:

• Empresa de mantenimientos: La empresa gestiona la documentación de todas las instalaciones de sus clientes desde una única plataforma, centralizando el control y los avisos.
• Cliente como titular: El propio cliente gestiona la documentación de sus instalaciones y concede acceso a la empresa de mantenimientos para que realice las inspecciones y genere los documentos.
• Relación bidireccional: Ambos modelos pueden coexistir, permitiendo una colaboración fluida entre empresas de mantenimiento y sus clientes.
• Control de permisos: Cada usuario ve únicamente la información que le corresponde, garantizando la confidencialidad y el orden.

Versión para prestadores de servicios

GeDoIn dispone de una versión específica para los profesionales que realizan las inspecciones y generan la documentación:

• Inspectores: Acceso a las instalaciones asignadas para la realización de inspecciones y subida de informes directamente desde el sistema.
• Instaladores: Registro de las instalaciones realizadas, con subida de certificados y documentación técnica.
• Arquitectos e ingenieros: Gestión de proyectos, memorias técnicas y certificados de dirección de obra asociados a las instalaciones.
• Trabajo desde campo: Los prestadores de servicios pueden acceder a la información de las instalaciones y subir documentación desde cualquier ubicación.

Ventajas competitivas

• Cumplimiento normativo: Control riguroso de las periodicidades documentales para evitar sanciones por inspecciones caducadas.
• Ahorro de tiempo: Automatización de avisos y gestión centralizada que elimina tareas administrativas repetitivas.
• Mejora en la relación con clientes: Los titulares acceden a su documentación sin depender de llamadas o emails, mejorando la percepción de profesionalidad.
• Trazabilidad completa: Historial documental de cada instalación, fundamental en caso de auditorías o reclamaciones.
• Escalabilidad: El sistema crece con el negocio, gestionando desde unas pocas instalaciones hasta miles sin pérdida de rendimiento.
• Reducción de riesgos: Al tener toda la documentación controlada y al día, se minimizan los riesgos legales y operativos.

Ideal para:

• Empresas de mantenimiento industrial: Que gestionan la documentación de las instalaciones de múltiples clientes y necesitan un control centralizado.
• Empresas de servicios técnicos: Dedicadas a la inspección, certificación y mantenimiento de instalaciones eléctricas, de climatización, contra incendios, etc.
• Industrias con instalaciones reguladas: Que deben mantener al día una documentación extensa y cumplir con inspecciones periódicas obligatorias.
• Comunidades de propietarios: Para el control de la documentación de ascensores, instalaciones eléctricas, piscinas y otras instalaciones comunes.
• Administradores de fincas: Que gestionan la documentación de múltiples edificios y necesitan un sistema centralizado.
• Inspectores y técnicos independientes: Que necesitan una herramienta para organizar su trabajo y entregar documentación a sus clientes de forma profesional.
• Estudios de arquitectura e ingeniería: Para la gestión de proyectos, memorias y certificados de las instalaciones que proyectan y dirigen.
• Organismos de control: Entidades que realizan inspecciones reglamentarias y necesitan gestionar la documentación generada.