Cuando se gestionan múltiples empresas, inmuebles o actividades, la complejidad administrativa se multiplica exponencialmente. Cada empresa tiene sus propios bancos, sus propios gastos recurrentes (autónomos, alquileres, impuestos), sus propios documentos y sus propios plazos. Gestionar todo esto con herramientas separadas o hojas de cálculo dispersas es una receta segura para olvidar pagos, perder documentos y perder el control financiero.

MultiGest es una aplicación de gestión multiempresa diseñada para centralizar y automatizar la administración de múltiples entidades, inmuebles y actividades. Con un sistema inteligente de "familias" de operaciones recurrentes, plantillas personalizables, control documental completo y un mecanismo automático de tareas pendientes, MultiGest te permite tener el control total de todas tus gestiones desde una única plataforma.

Objetos gestionables

MultiGest permite gestionar cualquier tipo de objeto o entidad que requiera administración:

• Empresas: Gestión completa de múltiples empresas o sociedades, cada una con su propia contabilidad, bancos, documentos y operaciones.
• Inmuebles: Control de propiedades inmobiliarias: alquileres, gastos de comunidad, IBI, seguros, reparaciones, con imputación a la empresa o propietario correspondiente.
• Actividades o proyectos: Gestión de diferentes líneas de negocio, proyectos específicos o actividades dentro de una misma empresa.
• Vehículos: Control de flotas de vehículos: seguros, ITV, mantenimiento, combustible, con sus gastos y documentos asociados.
• Equipos o maquinaria: Gestión de activos fijos: mantenimiento, seguros, depreciación, con historial completo de intervenciones.
• Personalización total: El sistema permite definir nuevos tipos de objetos según las necesidades específicas de cada usuario.

Sistema de Familias de operaciones

Uno de los conceptos más potentes de MultiGest es el sistema de "Familias", que permite categorizar y automatizar las operaciones recurrentes:

• Definición de familias: Cada familia representa un tipo de operación recurrente: cuota de autónomos, alquiler de un inmueble, IBI, seguro, préstamo bancario, etc.
• Periodicidad configurable: Para cada familia se define la frecuencia: mensual, trimestral, semestral, anual o en un mes específico del año.
• Asociación a objetos: Cada familia se vincula a uno o varios objetos gestionables (empresa, inmueble, vehículo), permitiendo saber qué operaciones corresponden a cada entidad.
• Importes y conceptos: Definición del importe habitual, concepto contable, centro de coste y cualquier otra información relevante para la operación.
• Generación automática: El sistema utiliza la información de las familias para generar automáticamente las tareas pendientes según la periodicidad definida.
• Flexibilidad total: Se pueden crear tantas familias como sean necesarias, adaptándose a la realidad de cada empresa o actividad.

Gestión de personas físicas y jurídicas

MultiGest centraliza toda la información de las personas y entidades con las que se relaciona:

• Personas físicas: Ficha completa con datos personales, fiscales, de contacto, documentos adjuntos y historial de operaciones.
• Personas jurídicas: Información de empresas, organismos, asociaciones y cualquier otra entidad con la que se interactúe.
• Roles múltiples: Una misma persona puede ser proveedor, cliente, arrendador, arrendatario o cualquier otra combinación de roles.
• Datos fiscales: Almacenamiento de NIF/NIE/CIF, direcciones fiscales, regímenes fiscales y documentación tributaria.
• Datos bancarios: Registro de cuentas bancarias para domiciliaciones, transferencias y cobros/pagos.
• Historial de operaciones: Registro completo de todas las transacciones realizadas con cada persona o entidad.

Plantillas para operaciones habituales

MultiGest automatiza la generación de documentos y registros mediante plantillas configurables:

• Recibos de autónomos: Plantilla para el registro mensual de la cuota de autónomos, con importes según la base de cotización.
• Compras y gastos: Plantillas para registrar compras habituales, con campos predefinidos según el tipo de gasto.
• Alquileres: Plantillas para el registro de rentas de alquiler, tanto ingresos (si eres arrendador) como gastos (si eres arrendatario).
• Facturas emitidas: Plantilla para la generación de facturas a clientes, con datos predefinidos y numeración automática.
• Nóminas y seguros sociales: Plantillas para el registro mensual de nóminas y cotizaciones sociales.
• Impuestos periódicos: Plantillas para IVA, IRPF, IBI y otros impuestos con sus periodicidades específicas.
• Personalización: Las plantillas pueden modificarse o crearse nuevas según las necesidades de cada usuario.

Control bancario

MultiGest ofrece un control completo de las cuentas bancarias de cada empresa:

• Múltiples bancos: Gestión de todas las cuentas bancarias de cada empresa, con sus saldos, movimientos y conciliaciones.
• Registro de movimientos: Control detallado de todos los ingresos y gastos bancarios, con asociación a las operaciones correspondientes.
• Conciliación bancaria: Herramientas para conciliar los movimientos bancarios con los registros contables, detectando discrepancias.
• Previsión de tesorería: Proyección de futuros cobros y pagos basada en las familias de operaciones recurrentes.
• Domiciliaciones: Control de pagos y cobros domiciliados, con seguimiento de su ejecución y resultado.

Detalle de ingresos y gastos con documentación

MultiGest garantiza una trazabilidad completa de todas las operaciones financieras:

• Registro detallado: Cada ingreso o gasto se registra con todos sus datos: fecha, importe, concepto, persona asociada, objeto gestionable, familia, banco.
• Documentos asociados: Posibilidad de adjuntar documentos digitales a cada operación: facturas, tickets, justificantes bancarios, contratos, etc.
• Vinculación factura-pago: El sistema permite vincular una factura con su correspondiente pago bancario, facilitando la conciliación y el seguimiento.
• Búsqueda avanzada: Localización instantánea de cualquier operación por fecha, importe, persona, concepto, objeto o cualquier otro criterio.
• Estados de las operaciones: Control del estado de cada operación: pendiente, registrada, pagada, cobrada, cancelada.
• Historial completo: Registro cronológico de todas las operaciones, con posibilidad de consultar el historial de cualquier objeto, persona o familia.

Sistema automático de tareas pendientes

Una de las funcionalidades más valiosas de MultiGest es su capacidad para anticiparse a las necesidades:

• Generación automática: El sistema analiza las familias de operaciones definidas y genera automáticamente las tareas pendientes según su periodicidad.
• Panel de tareas: Vista consolidada de todas las tareas pendientes de realizar, organizadas por fecha, prioridad u objeto gestionable.
• Alertas y avisos: Notificaciones automáticas cuando se aproximan fechas de pago, vencimientos o tareas críticas.
• Seguimiento del cumplimiento: Control de las tareas completadas, pendientes y vencidas, con indicadores visuales de estado.
• Asignación de responsables: Posibilidad de asignar cada tarea a un responsable específico, con notificaciones y seguimiento.
• Historial de tareas: Registro de todas las tareas generadas y completadas, fundamental para auditorías y análisis de productividad.

Informes y análisis

MultiGest proporciona herramientas de análisis para la toma de decisiones:

• Informes por empresa: Resumen económico de cada empresa: ingresos, gastos, balance, tesorería.
• Informes por objeto: Análisis de la rentabilidad y gastos de cada inmueble, vehículo o actividad.
• Informes por familia: Evolución de los gastos e ingresos por tipo de operación a lo largo del tiempo.
• Informes por persona: Historial de operaciones con cada proveedor, cliente o entidad.
• Informes periódicos: Generación automática de informes mensuales, trimestrales o anuales para análisis o presentación a terceros.
• Exportación de datos: Posibilidad de exportar informes y datos en formatos estándar (PDF, Excel, CSV) para su uso externo.

Ventajas competitivas

• Gestión multiempresa unificada: Todas las empresas gestionadas desde una única aplicación, sin necesidad de múltiples herramientas.
• Automatización inteligente: El sistema de familias y tareas pendientes automatiza las operaciones recurrentes, eliminando olvidos.
• Trazabilidad documental completa: Cada operación vinculada a sus documentos justificativos, garantizando el cumplimiento normativo.
• Flexibilidad total: Objetos, familias y plantillas personalizables para adaptarse a cualquier tipo de negocio o actividad.
• Control financiero exhaustivo: Visión completa de ingresos, gastos, bancos y tesorería de todas las empresas.
• Ahorro de tiempo: Automatización de tareas repetitivas y generación automática de documentos.
• Reducción de errores: Al centralizar la información y automatizar procesos, se minimizan los errores administrativos.
• Escalabilidad: El sistema crece con el negocio, gestionando desde una sola empresa hasta decenas de ellas sin pérdida de rendimiento.

Ideal para:

• Grupos empresariales: Que gestionan múltiples sociedades y necesitan una visión consolidada de todas ellas.
• Emprendedores con múltiples actividades: Que tienen varios negocios o líneas de actividad y necesitan organizar su gestión.
• Inversores inmobiliarios: Con carteras de inmuebles en alquiler que requieren un control detallado de ingresos, gastos y documentos.
• Autónomos con varias actividades: Que necesitan separar contablemente diferentes actividades o proyectos.
• Administradores de patrimonios: Que gestionan los bienes y finanzas de varias personas o familias.
• Asesorías y gestorías: Que ofrecen servicios de administración a múltiples clientes y necesitan una herramienta eficiente.
• Comunidades de bienes o herencias: Con múltiples propietarios que necesitan gestionar conjuntamente bienes o actividades.
• Holdings y sociedades patrimoniales: Que requieren un control detallado de sus participaciones y actividades.